Совет

«Для письма-сообщения довольно познаний в языке, которые мы получаем в начальных классах школы. Мы обязаны знать значения слов и правила грамматики и орфографии. Но по мере того, как мы учимся писать, мы получаем навыки письменно излагать то, что думаем, видим и переживаем». Лутц Маккензен, филолог

   Слова прощания (Der Briefschluss)

   Независимо от того, что вы будете писать в самом письме, помните: начало и конец его должны быть сформулированы так, чтобы у чиновника с первых строк и до самого конца не возникло неприятное впечатление от читаемого текста.

   Например:

   Ihre Information hat uns sehr geholfen – vielen Dank!

   Ваша информация нам очень помогла, большое спасибо!

   Подобное обращение, да ещё со словами благодарности действует положительно, не правда ли?

   Но представьте себе, что присланное вам письмо заканчивается так:

   Bitte, berweisen Sie den flligen Betrag nun bis Ende dieses Monats.

   Пожалуйста, переведите подлежащую оплате сумму не позднее конца этого месяца.

   Такое предложение, хоть и начинается с Bitte, но всё же оставляет впечатление достаточной настойчивости. Потому лучше подобных фраз в заключение письма не писать.

   Заканчивая изложение сути дела, не забывайте, что последние фразы несут особую эмоциональную нагрузку. Помните Штирлица? Не обрывайте письмо на изложении своей просьбы.

   Лучше, если вы скажете так:

   ber eine Einladung zu einem persnlichen Gesprch freue ich mich sehr.

   Буду очень рад приглашению для личной беседы.

   или

   Wir freuen uns auf die gemeinsame Tagung mit Ihnen.

   Мы рады тому, что встретимся с Вами на заседании.

   Подпись (Die Unterschrift)

   Письмо нужно подписывать собственноручно.

   Деловые письма, как правило, подписываются только фамилией. Женщины включают ещё и имя, дабы не получить в ответ «Sehr geehrter Herr…».

   Многие авторы писем предпочитают размашисто подписываться в ущерб разборчивости. Разумеется, подпись должна быть характерной, однако когда партнёр вместо подписи видит сплошные закорючки, это показывает некое пренебрежение к нему. Лучше всего в официальных письмах, особенно если адресат лично незнаком с автором письма, после подписи, сделанной на компьютере, продублировать фамилию от руки (в скобках или без них). Чисто информационные письма, как правило, не подписываются руководителем, в них можно указывать только имя ответственного исполнителя.

   Приложение (Anlage)

   К письму могут прикладываться поясняющие или подтверждающие документы. Если документов больше одного, то следует писать Anlagen. Хотя этот принятый в канцелярите термин не совсем верен для данного случая. Здесь более уместно слово Beilage – вкладыш; приложение (к журналу, газете). Помимо самого слова Anlage(n), можно также перечислить название приложенных документов, например:

   Anlagen:

   Zeugniskopie (копия свидетельства, характеристики, рекомендации)

   Lichtbild (цветная фотография)

   Lebenslauf (биография)

   Благодаря такой скрупулёзности, адресат поймёт, что все приложенные документы дошли до него. Отправителю, ведущему учёт отправляемой корреспонденции, также наглядно видно, что было в данном приложении.

   Образец официального письма

   Давайте разберём на примере документ, посланный в местное управление по делам молодёжи (орган попечения о несовершеннолетних).

   Правильно ли оно составлено?

   Elisabeth Schneider

   Poststr. 32

   02322 Wannhausen

   Kreisverwaltung

   Jugendamt

   Am Marktplatz 3

   02332 Schliestadt

   Wannhausen, 18.11.2009.

   Termin fr Erziehungsberatung

   Sehr geehrte Damen und Herren,

   mein Sohn Frank ist 15 Jahre alt. Ich selbst bin seit zwei Jahren geschieden und habe das alleinige Sorgerecht fr Frank.

   Seit einiger Zeit habe ich Erziehungsprobleme mit Frank. Er ist sehr aufsssig und hlt kaum meine Anweisungen. Ich habe dies zunchst als pubertre Erscheinung abgetan. In der letzten Zeit kommt er jedoch abends spt nach Hause. Ich darf ihn nicht einmal fragen, wo er gewesen ist. Mir gefallen auch die «Freunde» nicht, die er mit ins Haus bringt. fter haben sie auch Alkohol dabei.

   Meine schlimmste Vermutung allerdings ist, dass in dieser Gruppe Drogen genommen werden. Mit Drogen und den Symptomen des Drogenkonsums kenne ich mich nicht gengend aus.

   Darum bitte ich Sie um einen Beratungstermin. Mir persnlich wre eine Zeit nach 15.00 Uhr am liebsten, weil ich dann von der Arbeit nach Hause komme. Teilen Sie mir bitte einen Termin mit.

   Mit freundlichen Gren

   Elisabeth Schneider

   Запись на консультацию по вопросам воспитания детей

   Глубокоуважаемые дамы и господа,

   моему сыну Франку 15 лет. Уже 2 года, как я разведена, и только у меня есть право родительской опеки над Франком.

   С некоторого времени у меня возникли проблемы с воспитанием Франка. Он очень непослушен и почти не считается с моими требованиями. Сначала я относила это на счёт наступления периода половой зрелости. Однако в последнее время вечерами он приходит домой поздно. Я даже не имею права спросить его, где он был. Мне также не нравятся «друзья», которых он приводит в дом. Часто они приносят с собой алкоголь.

   Но самые серьёзные мои подозрения – это то, что они принимают наркотики. Я не очень хорошо знакома с проблемами, связанными с наркотиками и симптомами их употребления.

   Поэтому я прошу вас о консультации. Мне бы лучше всего подошло время после 15 часов, когда я прихожу с работы домой. Сообщите мне, пожалуйста, когда вы могли бы принять меня.

   С уважением

   Анализ образца официального письма

   Что касается внешней стороны оформления письма госпожи Шнайдер, то тут всё сделано правильно. Давайте теперь проанализируем, выполнила ли она требования по разбивке документа на логические части. Прежде всего, важно отметить, что они имеются. Каждая новая мысль идёт с красной строки.

   Все абзацы имеют законченную форму. Между ними сделаны связки. Они короткие. Самый длинный – в четыре строки.

   Между абзацами оставлена пустая строка, что облегчает восприятие материала. Предложения ёмкие, но достаточно простые. Ситуация изложена чётко и ясно.

   Прочитав такое письмо, сотруднику управления по делам молодёжи становится понятно, что матери подростка требуется его помощь.

   Выдержана ли в тексте схема идеально составленного письма: сообщение или новость, следствие, основания?

   В первом абзаце женщина сообщает новость – mein Sohn Frank ist 15 Jahre alt – и даёт краткие важные для дела сведения о себе – Ich selbst bin seit zwei Jahren geschieden und habe das alleinige Sorgerecht fr Frank.

   Во втором и в третьем абзацах даются следствия: Seit einiger Zeit habe ich Erziehungsprobleme mit Frank… Mir gefallen auch die «Freunde» nicht… in dieser Gruppe Drogen genommen werden…

   Далее следуют основания: Mit Drogen und den Symptomen des Drogenkonsums kenne ich mich nicht gengend aus… Darum bitte ich Sie um einen Beratungstermin…

   Более того, госпожа Шнайдер просит назначить ей время консультации после 15 часов, потому что ей это удобно. Сотруднику остаётся лишь посмотреть в свой ежедневник и известить мать Франка о дне и часе приёма.

   Итак, в письме всё правильно, придраться не к чему. Как говорится, ни добавить, ни убавить.

   Словарь бюрократических сокращений

   a. A. – Andere Auffassung

   a. D. – auer Dienst

   a. F. – alte Fassung

   a. M. – anderer Meinung

   AA – Auswrtiges Amt

   AAG – Aussiedleraufnahmegesetz

   aaO – am angegebenen Ort

   AAppO – Approbationsordnung fr Apotheker

   VermG – Gesetz zur Regelung offener Vermgensfragen (Vermgensgesetz)

   Verg. Gr. – Vergtungsgruppe

   VO – Verordnung

   VK – Vollzeitkraft ist eine Rechengre, bei der Vollzeit- und Teilzeitbeschftigte auf Vollzeitbeschftigte hochgerechnet werden.

   VOF – Verdingungsordnung fr freiberufliche Leistungen

   VOL – Verdingungsordnung fr Leistungen

   VOL/A – Verdingungsordnung fr Leistungen Teil A

   VV/VwV – Verwaltungsvorschrift

   VwV-HWiF – VwV des SMF zur Haushalts- und Wirtschaftsfhrung

   VZOG – Gesetz ber die Feststellung der Zuordnung von ehemals volkseigenem Vermgen (Vermgenszuordnungsgesetz)

   WGT – Westgruppe der Truppen

   Весёлый уголок

   Доска объявлений и цитат

   Ehefrauen, die ihren Mann erschieen, haben nach einer Entscheidung des BSG keinen Anspruch auf Witwenrente.

   (Verbandsblatt des Bayerischen Einzelhandels)

   In Nr. 2 ist in Spalte 2 das Wort Parkplatz durch die Worte Platz zum Parken zu ersetzen.

   (Ausschussempfehlung zum Bugeldkatalog)

   Eine Pflanze gilt als befallen, wenn sich in ihr mindestens eine Schildlaus befindet, die nachweislich nicht tot ist.

   (Der Hobbygrtner)

   Ausfuhrbestimmungen sind Erklrungen zu den Erklrungen, mit denen man eine Erklrung erklrt.

   (Protokoll im Wirtschaftsministerium)

   Ein Ehemann hat in der Regel seinen Wohnsitz dort, wo sich seine Familie befindet. Ein Verschollener hat seinen Wohnsitz bei der Ehefrau.

   (Kommentar zur Abgabenordnung von Klein/Orlopp)

   Margarine im Sinne dieser Leitstze ist Margarine im Sinne des Margarinegesetzes.

   (Deutsches Lebensmittelbuch)

   An sich nicht erstattbare Kosten des arbeitsgerichtlichen Verfahrens erster Instanz sind insoweit erstattbar, als durch sie erstattbare Kosten erspart bleiben.

   (Beschluss des Landgerichts Rheinland-Pfalz)

Елизавета Балк, Михаил Леменёв

Источник: http://rg-rb.de/